7 Elementos que provocan el fallo de una auditoría de certificación

A medida que la demanda de auditorías de certificación aumenta alrededor del mundo, los productores de alimentos, junto con la cadena de abastecimiento, se preguntan qué pueden hacer para lograr la certificación y reducir los fallos. La certificación GFSI requiere del cumplimiento de varios elementos clave reflejados en cada uno de los estándares aprobados de certificación.

Revise éstas siete señales de advertencia sobre las auditorías de certificación, para que pueda eliminar deficiencias en su planta antes de que llegue el gran día de la auditoría.

1.       Su empresa no tiene una cultura de seguridad alimentaria

Crear una cultura de seguridad alimentaria es vital para un programa de certificación GFSI exitoso. Qué hace su empresa, y en qué es lo que cree ? está su misión reflejada en las acciones diarias de los empleados en su planta ? La cultura empresarial define lo correcto e incorrecto, y su reflejo es lo que se habla en la sala de juntas, en las zonas de descanso, en la cafetería. Si no existe una cultura de seguridad alimentaria en su empresa, será el aspecto más difícil a superar en una certificación GFSI.  Cada empleado, desde los niveles inferiores a los superiores, debe ser parte de ésta cultura y compromiso. La parte directiva debe demostrar su compromiso al participar en actividades de la planta, dando los recursos necesarios, y premiando la excelencia.

2.       Los recursos no han sido separados para invertir en mejoras

Crear una cultura de seguridad alimentaria y lograr la certificación GFSI requerirá de nuevos recursos. Considere éstos como una inversión en la estabilidad de la compañía, su crecimiento y reconocimiento de mercado.  Dependiendo de su punto de inicio, podría ser requerido más espacio de edificio así como mejoras de equipo y personal adicional. Los avances tecnológicos también pueden tener un rol significativo, y deben estar disponibles.

3.       No se ha dado entrenamiento a todo su personal

El entrenamiento es crítico en cualquier programa de seguridad alimentaria y manejo de calidad, y la certificación GFSI no está exenta. No importa qué programa quiera implementar, el primer paso es entrenar a todos los empleados en los niveles apropiados. El equipo responsable de desarrollo de programas debe haber tenido un entrenamiento formal para entender los estándares, y ser capaz de aplicarlos en la operación. Todos los demás empleados deben tener un entendimiento básico de los estándares en general, y conocimiento específico de sus propias áreas de responsabilidad. Cuando el entrenamiento requerido hace falta, la certificación GFSI no es práctica.

4.       La documentación clave no se encuentra en sus programas formales

Todos los esquemas de GFSI requieren el desarrollo de programas formales. Las políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo son herramientas críticas para enviar un mensaje consistente a los empleados y asegurar el cumplimiento regulatorio con los clientes y con GFSI.  Estos documentos deben ser apoyados por formas y registros que provean evidencia de la implementación del programa.

Un documento de control bien definido provee la información más actual para garantizar la seguridad e integridad de los productos. Copias electrónicas o impresas deben estar disponibles a los empleados. Un registro o lista de documentos es útil para prevenir que éstos se extravíen.

5.       No ha implementado HACCP

HACCP es el acercamiento más ampliamente aceptado en seguridad alimentaria,  globalmente reconocido e implementado. El sistema asegura una evaluación científica y sistemática de los riesgos en seguridad alimentaria asociados con materia prima y pasos de procesamiento, y asigna puntos de control críticos o programas de prerrequisitos para reducir o eliminar riesgos.  Un acercamiento del equipo de trabajo a HACCP asegura la seguridad del programa, y un análisis a fondo de riesgos dá como resultado un sistema robusto de seguridad alimentaria.

6.       No está usando apropiadamente las BPM para controlar riesgos potenciales

Cada país desarrollado tiene su propio juego de regulaciones en buenas prácticas de manufactura (BPM). Estas proveen el fundamento para un efectivo sistema de seguridad alimentaria y son requeridas por la mayoría de las auditorías de certificación. La mayor parte de los riesgos de seguridad alimentaria son controlados por BPMs, así que es extremadamente importante que ésos programas sean desarrollados e implementados eficientemente.

7.       No ha realizado auditorías internas

La auditoría interna es una herramienta crítica para verificar el sistema de seguridad alimentaria e identificar brechas y debilidades. Si se hace correctamente – no solamente para satisfacer al auditor de certificación – la auditoría interna asegurará cumplimiento con los programas establecidos. Un acercamiento de equipo a la auditoría interna ayuda a mantener imparcialidad y objetividad, resultando en una verdadera evaluación. Las auditorías internas deben ser programadas,  los reportes deben documentar cumplimientos y no-cumplimientos; y las acciones preventivas y correctivas deben ser implementadas y verificadas. Cuando usted inicia el camino de la certificación GFSI, la auditoría interna jugará un rol esencial en el análisis de brechas y determinar las áreas de enfoque.

Ya sea que solo esté iniciando el proceso de certificación o que haya significativamente cambiado su sistema de manejo de seguridad alimentaria desde su última auditoría, una asesoría de brechas le ayudará a minimizar las diferencias entre su sistema de manejo de seguridad alimentaria actual y un sistema a nivel de certificación. También es útil cuando una nueva versión de estándares es liberada, o bien entre auditorías, para mantenerse listo para la auditoría.

Una asesoría de brechas evaluará los procedimientos establecidos, los programas y la documentación para medir qué tan bien sus programas de seguridad alimentaria se alinean con sus requerimientos estándares de certificación. Es también una herramienta de consultoría que ofrece el mejor entrenamiento posible y que le ayuda a descubrir áreas de mejora para que las correcciones se puedan hacer antes que llegue el auditor de certificación.

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