11 Formas de poner a prueba su Programa de Defensa de los Alimentos

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Los programas de seguridad alimentaria deben ser desafiados para garantizar que funcionen. Las autoinspecciones se realizan para buscar problemas de limpieza, problemas de mantenimiento y brechas de registro. Algunas plantas tienen inspecciones de BPM con el único propósito de evaluar las prácticas de personal. Por lo general, los retiros simulados se realizan al menos dos veces al año para garantizar que todos los productos se puedan rastrear en caso de un retiro. Un retiro real no es el momento en que desea descubrir que su programa tiene fallos. La mayoría de las plantas también se reúnen con sus proveedores de servicios de control de plagas para revisar la actividad, los informes de tendencias y los dispositivos de control de pruebas a fin de asegurarse de que están siendo inspeccionados y verificados. 

Las instalaciones también deben garantizar que se sigan y prueben los programas implementados para las auditorías de clientes y la certificación. Con las últimas reglas de la Ley de Modernización de Seguridad Alimentaria (FSMA)  muchos de estos programas han pasado de ser buenas prácticas a ser requeridos por la ley.

Uno de los requisitos de FSMA es la Sección 106 - Protección contra la adulteración intencional. Por tanto es importante preguntarse cómo poner a prueba el programa de defensa de alimentos de su empresa. Las evaluaciones de vulnerabilidad son una excelente manera de revisar, verificar y probar los programas existentes para verificar que los sistemas funcionen según lo planeado.

Le compartimos algunas sugerencias para probar la efectividad de las medidas de seguridad más comunes:

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1. Sistema de acceso con tarjeta

Revise el registro que la mayoría de los sistemas de acceso generan para ver si hay alguna tendencia. ¿A alguien se le ha negado el acceso varias veces a un área para la cual no están autorizados a acceder? Si es así, debería ser un punto de cuidado. ¿Hay alguna actividad inusual, como la misma tarjeta siendo ingresada varias veces? Esto a veces es una señal de que las tarjetas se están prestando a otros empleados que han perdido la suya.

Desactive las tarjetas seleccionadas y luego intente usarlas para obtener acceso con el fin de verificar que se puedan desactivar de manera oportuna para aquellos que ya no sean empleados. ¿Su sistema permite que la tarjeta desactivada registre aún los intentos de acceso? Por ejemplo, si un empleado recientemente despedido intenta obtener acceso al edificio con una tarjeta desactivada, ¿tiene el equipo de seguridad la capacidad de monitorear el sistema de acceso a la tarjeta y ver si ha intentado volver a ingresar? Toda esta información debe documentarse como parte de la efectividad del programa de defensa alimentaria.

2. Programa de sellos

¿Se recogen los sellos de los remolques y vagones y se desechan adecuadamente? ¿Cómo sabe si estaban todos intactos antes de ser removidos? ¿Los sellos se cuentan y se verifican contra el número de sellos en el conocimiento de embarque? ¿Están recibiendo los embarques aquellos empleados conocedores del sistema de sellos? ¿Tiene un protocolo de sellado en caso de que un contenedor llegue sin un sello, o con un sello dañado? ¿Hay excepciones escritas en su programa, como por ejemplo el caso de que el sello esté roto por la aduana? ¿Las líneas de descarga están bloqueadas y en algunos casos selladas? ¿Los proveedores están descargando líneas selladas o bloqueadas?

3. Iluminación

¿Hace pruebas de las luces exteriores para asegurarse de que su iluminación sea suficiente? ¿cómo se mide la iluminación? La mayoría de los departamentos de mantenimiento tienen un luminómetro. Las mediciones deben tomarse por la noche o muy temprano en la mañana. La iluminación es una parte muy importante de sus programas de defensa de alimentos, y debe ser probada y monitoreada.

¿Las luces son parte del programa de mantenimiento preventivo? ¿Hay suficiente iluminación en áreas clave como entradas de empleados y áreas de recepción? ¿Ayuda la iluminación al sistema de cámara CCTV? ¿Se puede ver claramente la resolución de la cámara por la noche? La mayoría de los eventos sospechosos y los robos no ocurren a plena luz del día. Si el metraje de la cámara no está claro, podría indicar que es necesario mejorar la iluminación en estas áreas.

4. Programa de control de visitantes

Lleve a cabo una prueba de penetración. Haga que un extraño intente ingresar a la planta sin seguir el protocolo adecuado para probar a los guardias (si los tiene) y a los empleados. Si se requiere una identificación con foto para ingresar, haga que el mismo extraño use la identificación de otra persona para ver si alguien revisa la foto. Los guardias y otros empleados en posiciones clave pueden volverse complacientes cuando un incidente no ha ocurrido en mucho tiempo.

5. Sistema de cámaras

¿Las cámaras están en un programa de mantenimiento preventivo? ¿Cuál es la duración de las grabaciones de la cámara? Por lo general, es de aproximadamente 30 días, dependiendo de su sistema y la calidad del servidor. ¿Se documentan e investigan los incidentes registrados? ¿Existe una política para alertar a los visitantes que el sitio está siendo monitoreado por CCTV? ¿Hay señalización adecuada para cumplir con las leyes locales y los requisitos de la compañía? ¿Con qué frecuencia se monitorean las cámaras? ¿Alguien monitorea las cámaras continuamente, las grabaciones se revisan diariamente, o solo cuando se sospecha actividad inusual?

6. Entrenamiento

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¿Ha realizado capacitación en defensa de los alimentos con todos los empleados? ¿está documentado el entrenamiento? ¿Ha explicado a sus empleados la importancia de un programa de defensa alimentaria, la ley de bioterrorismo, los requisitos del cliente y FSMA? Tenga cuidado al realizar entrenamiento de defensa de los alimentos. No se trata de darles a los empleados ideas sobre cómo podrían contaminar los productos de manera intencional al describir cómo un incidente importante podría afectar gravemente a la compañía.
 

7. Manuales de defensa alimentaria

Los clientes deben verificar que sus proveedores cumplan con las leyes y regulaciones reglamentarias como parte de sus programas de control de proveedores. También deben asegurarse de que sus materias primas sean suministradas por una empresa que tenga programas implementados para proteger los productos de la contaminación accidental e intencional. Si se le solicita mostrar su programa o manual de defensa alimentaria, ¿brindará las medidas de seguridad más cautelosas? La planta debe tener dos versiones de su manual de defensa alimentaria. La versión de la planta será muy detallada y confidencial. Es probable que incluya información privada, como el registro de la FDA y los números de PIN, los requisitos de los guardias de seguridad e información para áreas sensibles. El manual del cliente será muy general.

Por ejemplo, la versión de la planta puede enumerar cuántos guardias patrullan la propiedad, qué verifican, cuándo están presentes, cuándo la planta es vulnerable y las medidas de mitigación durante estos tiempos. Con los nuevos requisitos de FSMA, los inspectores de la FDA analizarán áreas específicas y estrategias de mitigación. Esto también podría incluirse en ese manual detallado. En el manual general, simplemente se mencionaría que se cuenta con un programa de guardia de seguridad, pero no proporcionará información detallada.

8. Protocolo clave

¿Hay un programa documentado? ¿Tiene una lista de los empleados y del acceso? ¿Están numeradas las llaves? Si lo están, ¿hay algún plan que indique dónde funcionan estas claves? ¿Quién tiene autorización para copiar o cortar las llaves maestras? ¿Las puertas están numeradas para que coincidan con las llaves? ¿Las puertas están numeradas por dentro y por fuera?

9. Programa de gestión de crisis

Hay muchos tipos diferentes de crisis que una planta enfrenta cada día. Una queja del cliente puede verse como una crisis si rara vez se reciben quejas. Un retiro obviamente sería una crisis. ¿Su equipo está preparado para manejar una crisis? ¿Se desarrollan procedimientos escritos? ¿El equipo de manejo de crisis comprende los procedimientos? ¿Pone a prueba su plan de crisis? Cada planta realiza un simulacro de incendio de emergencia, pero ¿ha realizado un simulacro de crisis simulado basado en otro incidente? Hay muchos elementos a considerar.

FSMA se enfoca en la prevención. No espere hasta que tenga una crisis para descubrir que su programa no funciona. Mantenga un programa de manejo de crisis con la esperanza de que nunca tenga que usarlo.

10. Auditoría de áreas sensibles o de alto riesgo

Cada planta tiene áreas de alto riesgo o restringidas. Las salas de computadoras o servidores generalmente tienen acceso limitado. Las áreas de almacenamiento de productos químicos también deben tener un acceso limitado. Las áreas de almacenamiento de materiales de alto valor se deben identificar en un diagrama. Estas áreas se pueden identificar con un sistema de codificación de colores. Por ejemplo, el color rojo en el esquema puede simbolizar alto riesgo o acceso limitado.

Estas áreas deben ser auditadas. Todos en el equipo de defensa alimentaria deben entender que estas áreas son críticas para la planta. Si se identifica un problema en una de estas áreas, ¿cómo se maneja? Si no hay tiempo suficiente para evaluar todas las áreas durante las auditorías, asegúrese de que estas áreas de alto riesgo no se pasen por alto.

11. Bolsas y equipo para visitantes / contratistas

¿Cuál es la política de armas de su instalación? ¿Cómo se sabe que los contratistas están entregando hojas de datos de seguridad sobre todos los productos químicos introducidos en la instalación? Debe realizar inspecciones en bolsas de herramientas, equipos y otros elementos que los contratistas y visitantes traen a su instalación. Puede que no sea necesario realizar inspecciones en cada persona que ingrese, pero se deben realizar inspecciones periódicas para garantizar que todos los visitantes y contratistas estén siguiendo los programas y las políticas.

Prepárese para cumplir con los requisitos de Defensa de los Alimentos  a través de la oferta integral de AIB, que consiste en seminarios presenciales, evaluaciones de vulnerabilidad y educación en línea.

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