¿No puede con todo? 5 sencillas maneras de simplificar su documentación

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1. Establecer un controlador de documentos.

¿Quién controla los documentos que registra su instalación? Su planta debe asignar una persona o un equipo que se haga responsable de la gestión de los documentos y registros que formarán parte de su sistema de calidad. Este empleado(s) debe ser experimentado, organizado, orientado al detalle, y dispuesto a abordar la tarea. En la mayoría de los casos, el control de documentos debe ser la principal responsabilidad de esta persona, porque es un trabajo muy exigente. Sin este compromiso, el control de documentos y registros será muy difícil de manejar.

2. Designe una ubicación de almacenamiento de documentos.

¿Dónde almacena sus documentos y registros? Todos los documentos y registros relacionados con el sistema de calidad deben estar en forma electrónica o en papel y estar disponibles para todos los empleados. Si se utiliza un sistema en papel, deberá designar un lugar donde se almacenen todos los formularios y manuales. Si se utiliza un sistema electrónico, algunos empleados deben tener acceso de lectura y algunos empleados deben tener acceso a la revisión. Todos los documentos y registros deben ser accesibles para todos los empleados.

3. Desarrollar formularios estándar.

¿Qué formato debe usar? Si es posible, se debe utilizar el mismo formato para todos los documentos y todos los registros. Debe haber un registro o una lista de todos los documentos y registros en el sistema de calidad. Esto debe estar bajo un ambiente controlado para evitar que algo sea omitido. Es importante incluir sólo documentos y registros del sistema de calidad, no todos los documentos y registros que se utilizan para administrar el negocio.

4. Incluya información importante.

¿Qué información se necesita en los documentos y registros? Hay varias piezas de información que son importantes y se deben incluir en todos los documentos:

El nombre del documento
Número de referencia del documento: trate de asignar números de referencia que coincidan con los números estándar que utilizará.
Quién aprueba el documento
Fecha de la última aprobación
Número de versión
Historial de revisiones (normalmente listado al final del documento)
El procedimiento, que incluye fotografías, diagramas y otras instrucciones para ayudar al lector a entender el procedimiento.
Los documentos deben incluir información suficiente para que el lector pueda entender el procedimiento, pero no se llenan de información de tal forma que confundan al lector.

5. Mantener la revisión del documento.

¿Cómo controla los documentos y registros? Se debe establecer la frecuencia con la que se revisarán los documentos y registros, y quién es responsable del proceso de revisión. Normalmente, este será el controlador de documentos o un miembro del equipo de control de documentos. Este proceso de revisión debe formar parte del registro de documentos y registros. Una columna que enumera la fecha de vencimiento de la revisión y cuándo se revisó realmente debe agregarse al registro. Esto ayudará a asegurar que todos los documentos y registros sean revisados tiempo y de acuerdo con la frecuencia establecida.

Conozca más sobre el manejo correcto de la documentación en nuestro próximo seminario: Taller HACCP y sus Programas de Prerrequisito.

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