Seis puntos que un auditor GFSI espera de su planta

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Al tener una auditoría de certificación en un esquema de GFSI, hay muchas cosas que el auditor va a pedir y necesita ver y / o escuchar del cliente. Los siguientes son algunos ejemplos de lo que usted puede esperar:

1. Revisión de la Alta Dirección

Su auditor buscará evidencia de que se ha proporcionado suficiente información para cada tema del programa a fin de permitir una discusión informada que conduzca a planes de acción apropiados. Usted puede demostrar esto a través de una revisión de la documentación de registro de la reunión, incluyendo minutas de discusión y planes de acción acordados.

Por ejemplo, para demostrar que la alta gerencia ha revisado la administración del sistema HACCP, las actas deben contener un resumen general de la reunión de revisión de HACCP y un registro de los resultados de la reunión, junto con las acciones solicitadas durante la reunión con la alta gerencia. El equipo directivo superior debe ser capaz de hablar fácilmente acerca de los objetivos de seguridad alimentaria que se han establecido y la forma en que se están siguiendo. El equipo tendrá que demostrar que están bien versados en esto.

2. Equipo de Seguridad Alimentaria

Es una buena práctica documentar a los miembros del equipo dentro del plan de HACCP, con un resumen de sus funciones dentro de la empresa. La membresía del equipo de HACCP necesita ser revisada y actualizada cuando sea necesario (por ejemplo, cuando las responsabilidades de trabajo cambien o el personal se retire o se una a la empresa). El líder del equipo HACCP debe ser capaz de demostrar competencia y experiencia en los procesos HACCP, esto puede ser mostrado por:

  • la calidad del plan
  • evidencia documentada de calificación (por ejemplo, la finalización exitosa de un curso de capacitación HACCP reconocido por la industria)
  • demostrable y amplia experiencia en la implementación o capacitación de HACCP

Los miembros del equipo HACCP deben conocer su plan HACCP completamente, incluyendo el análisis de riesgos.

3. Programa de auditoría interna

La función principal de un programa de auditoría interna es proporcionar una evaluación contínua para asegurar que el sitio siga procedimientos escritos y métodos de trabajo definidos en su sistema de calidad. Debe establecerse el alcance de las auditorías internas y velar por que se auditen todos los aspectos del sistema de inocuidad y calidad de los alimentos, incluido el programa HACCP, los programas previos, las políticas, la documentación, la higiene y la producción.

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Su sitio debe tener un plan o programa de auditorías internas para asegurar que las secciones individuales del proceso, la documentación o la producción estén programadas para diferentes fechas de auditoría predefinidas a lo largo del año. Un chequeo anual contra todos los requisitos estándares basados en GFSI puede ser valioso como un análisis de brechas al prepararse para una auditoría, pero es insuficiente para cubrir los requisitos completos de un programa de auditoría interna, ya que no proporcionará la profundidad de la evaluación o el nivel de confianza necesaria.

Por ejemplo, la planta debe considerar las consecuencias si el sistema, o el cumplimiento con él, es inadecuado, y el potencial para los cambios que afectarían a estos sistemas de control. La frecuencia también puede verse influída por problemas conocidos dentro de la empresa, las mejores prácticas o los requisitos del cliente. Todas las actividades dentro del sistema de gestión de seguridad alimentaria de la planta deben estar cubiertas por lo menos una vez al año.

4. Registros de Auditoría Interna y Acciones Correctivas

Los resultados de la auditoría deben estar documentados y se debe indicar claramente lo que fue auditado. Los informes deben mostrar pruebas de conformidad y no conformidad, por lo que las listas de comprobantes que demuestran que los puntos han sido evaluados, normalmente no serán aceptables como la única forma de evidencia. La información que demuestre cómo los artículos auditados han cumplido con los requisitos, o cómo son no conformes, es requerida.

Las notas, referencias o copias deben mantenerse como evidencia de aspectos que han sido examinados para permitir que un auditor independiente alcance la misma conclusión que el auditor interno. Por ejemplo, la fecha y el título de los registros que fueron inspeccionados deben ser anotados con suficiente detalle como para permitir su localización; si los registros no son conformes, debe darse un detalle preciso del incumplimiento. La lista de registros revisados también puede asegurar que se revise una amplia gama de registros (por ejemplo, registros de capacitación de personal en lugar de auditorías repetidas a los mismos registros). Los registros también confirmarán si algo ha cambiado desde la última auditoría.

Los registros completos de todas las auditorías internas y los resultados, incluyendo las conformidades y no conformidades y la verificación de las acciones correctivas, deben mantenerse durante un período definido, típicamente dos años.

5. Identificación de Materias Primas y Productos Terminados

La identificación puede lograrse etiquetando físicamente los materiales y productos, mediante sistemas de registro que identifiquen la asignación de materiales a las áreas de producción o mezcla, o mediante el uso de sistemas computarizados de códigos de barras. El nivel de trazabilidad puede ser acordado entre la empresa y sus clientes, pero el sistema utilizado debe ser capaz de vincular todos los códigos de lotes de materia prima a códigos de producto terminado. Esto permitirá que el producto terminado sea identificado si el retiro de un determinado lote de materia prima necesita ser ejercido.

El sistema de trazabilidad debe incluir el envasado primario (en contacto directo con los alimentos), otros materiales de envasado relevantes (por ejemplo, el envase exterior impreso) y los auxiliares tecnológicos (sustancias utilizadas en el proceso pero que no deben declararse como ingrediente, como el alginato sódico para la clarificación de la cerveza).

6. Programa de Capacitación Documentado

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La planta debe contar con un programa de capacitación documentado que muestre que se identifican las competencias del puesto de trabajo, se realizan acciones para asegurar que el personal obtenga estas competencias y se realice una revisión de la efectividad de estas acciones. Por ejemplo, se podría usar una matriz de capacitación de trabajo para listar todos los roles del sitio y los detalles de los procedimientos e instrucciones de trabajo que se requieren para cada función.

La formación debe ser impartida en el idioma adecuado para el alumno, utilizando una traducción escrita o verbal cuando sea necesario.

La evidencia de todas las necesidades de capacitación debe ser registrada y debe incluir:

  • el nombre del estudiante y la confirmación de asistencia
  • la fecha y la duración de la formación
  • el título o contenido del curso
  • el nombre del proveedor de la formación

Esta información puede incluirse en el certificado de asistencia proporcionado en un curso externo o interno, o en el contenido del curso (por ejemplo, folleto de inducción del personal) mantenido y referenciado con un registro de entrenamiento (con el nombre del estudiante, la fecha y el nombre del entrenador, y el nombre del traductor si aplica). También deben estar disponibles los registros de capacitación para cualquier personal temporal, trabajador provisto por una agencia o consultores externos.

El personal de la planta debe ser capaz de demostrar que cada empleado ha sido entrenado en todas las tareas / actividades que él o ella realiza.

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