Los 5 errores principales en el control de documentos realizados en las auditorías GFSI

El control de documentos es posiblemente el requisito más común que recibe una no-conformidad durante una auditoría basada en GFSI (BRC, FSSC 22000, IFS y SQF). Se estima que aproximadamente el 25% de todas las auditorías tienen una no conformidad para este requisito.

Partes esenciales del control de documentos

El control de documentos incluye:
• Identificación de documentos
• Autorización de documentos
• Control de versiones
• Rescisión de documentos obsoletos
• Mantenimiento de una lista de documentos maestros
• Mantenimiento de un historial de revisiones de documentos

1. El error más común cometido es tener un documento en uso que no sea la versión más actual.

Esto es a menudo un formulario que se está llenando o un procedimiento al que un empleado está haciendo referencia, y que está obsoleto. Normalmente esto ocurre porque hay una brecha en el programa con respecto a donde se mantienen las versiones controladas.

Las claves para evitar esto son:

• Establecer una lista de los lugares donde se mantienen las versiones controladas y asegurar que esta lista se utilice cuando se rescinden las versiones obsoletas.
• Asegurarse que los empleados sean informados en dónde pueden obtener versiones controladas de un documento. Esto incluye hacerles conscientes de que no se les permitirá hacer copias adicionales y almacenarlas para su uso posterior, ya que sus copias no estarán en la lista oficial controlada.

2. Otro error común es tener un documento en uso que no está en el programa de control de documentos en absoluto.

Esto es más a menudo algún tipo de material de referencia que se desarrolló originalmente como una "hoja de recordatorios", como un gráfico que enumera los principales parámetros de configuración del equipo o un gráfico en el laboratorio con información abreviada de las hojas de especificaciones del producto terminado. Estas hojas de referencia pueden ser muy valiosas, pero deben ser incluidas en el programa de control de documentos para asegurar que la información sea actual y universalmente aplicada.

3. Existen errores que suceden comunmente al documentar las revisiones.
Estos errores incluyen:
• Hacer una actualización de un documento, pero no proporcionar un nuevo número de versión
• No registrar los cambios realizados (es decir, no hay un historial de revisiones)
• No actualizar la lista de documentos maestros con el nuevo número de versión

Estos errores suceden a menudo cuando la revisión se apresura. El enfoque está en conseguir el nuevo documento en uso, por lo que las actividades de apoyo son pasadas por alto.

4. Una omisión común en el programa de control de documentos es el control de documentos de fuentes externas.

Cuando los documentos externos forman parte del sistema de gestión de la inocuidad de los alimentos, deben ser controlados por las mismas razones que los documentos internos deben controlarse. El control de documentos asegura que se estén utilizando los procedimientos más actuales y que se mantenga un registro de los procedimientos que estaban en vigor en un momento dado.

Ejemplos de documentos externos que pueden necesitar ser incluidos en su programa de control de documentos incluyen:
• Especificaciones de materia prima suministradas por sus proveedores.
• Expectativas del cliente y manuales proporcionados por sus clientes.
• Etiquetas de muestra proporcionadas por los proveedores de productos químicos y de control de plagas.

5. Uno de los errores más comunes en un programa de control de documentos es no identificar al personal autorizado para aprobar documentos nuevos o editados.

Una persona conocedora del contenido del documento debe ser responsable de aprobarlo. Con demasiada frecuencia, esta responsabilidad se asigna a una sola persona en una organización. Ésta persona suele ser el coordinador de seguridad alimentaria o el empleado de control de documentos. Sin embargo, no es razonable que una sola persona conozca todos los procedimientos, incluyendo aquellos utilizados para el almacenamiento y la logística, la producción, el mantenimiento, el saneamiento y la calidad.

Un mejor enfoque es identificar al personal responsable de autorizar los cambios basados n la función o la disciplina. Por ejemplo, el gerente de saneamiento puede ser responsable de autorizar procedimientos de saneamiento nuevos o modificados. Y, como con todas las responsabilidades, es imperativo que un suplente calificado, o persona a quien esta responsabilidad pueda ser delegada, también sea identificada.

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